El hecho de que la morosidad sea uno de los principales problemas y preocupaciones a los que se enfrenta un empresario a lo largo de su carrera no es nada nuevo decir. Por eso mismo la prevención de impagos ha tomado auge durante los últimos años, ya que seguramente más de una vez te habrá tocado la gestión de impagados porque un cliente se ha retrasado en cumplir con sus obligaciones de pago. A continuación os traemos una guía de cómo prevenir impagos en tu empresa.
Las cifras no dejan duda y confirman que la morosidad afecta a las Pymes en España llegando incluso a ponerlas en peligro.
Según el último Boletín de Morosidad y Financiación Empresarial de CEPYME, el período medio de pago era de 86,9 días (por encima de los 60 días para el pago de facturas entre empresas que establece la Ley), mientras que el porcentaje de deuda comercial en retraso de pago sobre el período legal alcanza el 73,3%.
Guía para prevenir impagos en mi empresa
Como ya es conocido, cruzarse en el camino con un moroso no solo puede suponer una ausencia definitiva de cobro, sino que provoca una menor rentabilidad y problemas propios de solvencia, lo que afecta a tu cash flow e incluso puede retrasar el pago a tus proveedores. A esto hay que añadir la pérdida de tiempo y dinero que pueden resultar de la gestión del impago.
Por esta razón, hacemos nuestra “guía para prevenir impagos en mi empresa” y te damos algunos consejos para evitar a esos posibles clientes que nos pueden traer problemas.
Investigar antes de empezar la negociación
Cuando surge una nueva oportunidad comercial en forma de cliente debemos, antes de firmar, hacer una investigación a fondo para recopilar toda la información que podamos.
Nuestra recomendación es acudir a fuentes de información pública y fiable, como son las listas de morosos. Por ejemplo, el Registro Mercantil es especialmente útil si tu cliente es una empresa o un empresario. Otra eficaz alternativa a valorar sería solicitar informes comerciales, como los que realizamos en PayPymes, para conocer de antemano la solvencia de tu posible cliente.
Por otro lado, siempre es una buena práctica tratar de contactar con otros proveedores del futuro cliente para conocer el comportamiento de pagos o si ha tenido problemas de liquidez. Por muy ventajosas que sean las condiciones del futuro contrato, si tiene un historial de impagos, no es un buen cliente.
Marcar claramente las condiciones de pago
Antes de firmar el acuerdo con nuestro cliente debemos marcar el paso y fijar previamente las condiciones contractuales y de pago para que todo quede claro.
Dentro de estas condiciones se deben incluir el tiempo de pago y el método de facturación. Se puede ser flexible con ciertas situaciones o hacer alguna excepción con un cliente. Sin embargo, es importante que no nos atemos las manos o pongamos en peligro nuestra empresa por dar facilidades a un cliente importante.
A la hora de fijar estas condiciones de cobro, hay que analizar la competencia y el mercado, pero también cómo está la situación financiera de nuestra empresa. Debemos implantar una estrategia coherente con el sector y con la mercancía que vayamos a comercializar.
Establecer cláusulas para protegernos
A la hora de concretar las ventas, y aunque después vayas a emitir facturas normalmente, con vistas a un posible juicio por impagos, es bueno formalizarlas a través de letras, cheques, avales bancarios o pagarés con firma autorizada. Estos documentos luego podrían serte de utilidad ante el juez.
Enviar las facturas a tiempo
Como ya hemos comentado, hay que acordar un método de facturación. Es esencial que las facturas siempre lleguen a tiempo al cliente, ya que puede haber procesos internos de pago limitados temporalmente y, si no somos puntuales con el envío, se puede ver afectada la ejecución.
Según nuestra recomendación, lo ideal es tener totalmente digitalizada la facturación. Así vamos a evitar que una factura en papel se pueda perder en una maraña de papeles del cliente, reduciendo las posibilidades de impago.
Cobrar por anticipado y facilidades de pago
Con el cobro por anticipado, evitamos generar una deuda con el cliente, y no se creará un impago. Así es como funcionan los eCommerce: no te enviarán tu producto a casa hasta que no hayas pagado. Posiblemente sea la mejor forma de no generar un impago.
Sin embargo, no siempre es fácil establecer este sistema. Por eso, debemos buscar nuevas fórmulas que faciliten los pagos al cliente y que no sean perjudiciales. Algunos ejemplos:
- Pagos por adelantado de una parte
- Proporcionar variedad de métodos de pago: transferencia, tarjeta, al contado…
- Pago en plazos
- Planes de pago mensuales
- Enviar recordatorios de pago
Un impago puede también ser fruto de un despiste o un malentendido. Por eso, debemos facilitar esa tarea o proceso. Por ejemplo, enviando recordatorios una semana antes de la ejecución del cobro con toda la información y datos que necesitan para proceder al mismo. En este punto, es también aconsejable incluir la fecha exacta de cobro acordada.
Esperamos que nuestra “guía para prevenir impagos en tu empresa” sea de ayuda para que no tengas problemas con esos morosos que siempre se aprovechan de la situación. En PayPymes estamos a tu disposición para aclarar cualquier duda al respecto.